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电子档案整理保护存在的问题及解决策略
李莹

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摘要:二十一世纪是信息时代,随着社会的不断进步,信息技术的发展可谓是一日千里,在人们生活中的应用越来越广泛。随着信息技术的广泛应用,很多档案都开始以电子档案形式进行储存,这不仅节省了很多资源,还更方便了人们的生活,在各行各业中的使用频率更是节节上升,可以说,信息技术已经融入了人们的生活。但是随着电子档案使用的不断深入,电子档案的整理与保护出现了很多问题,鉴于电子档案应用的广泛性与重要性,对电子档案的整理与保护进行研究具有重要的意义。
关键词:电子档案;整理;保护;策略
当今社会正处于资讯爆炸的时代,为了应对越来越多的资料,档案的储存已经逐渐从纸质档案转变为以电子档案为主的方式,面对大量的电子档案,各行各业逐渐配备了整理与保护的系统,档案管理人员的专业素质也越来越高。面对追求高效率的社会时代,档案管理工作更需要进行优化与改革,转变管理模式,提高工作效率,促进资源的合理应用。对于日益重要的档案管理工作,需要给予更加多的重视。接下来笔者将结合自己的实践经历,就电子档案的整理与保护中面临的问题、现状以及对策等展开论述,希望对相关工作者起到借鉴作用。
一、 目前电子档案的管理与保护现状以及存在的问题
信息技术改变了我们的生活,电子档案在各行各业的应用都相对广泛,对于档案管理工作的影响更是明显。客观的说,档案管理工作对于我们的生活是非常重要的,但是档案管理工作往往没有得到应有的重视。比如对于档案管理设备的资金投入不足,档案存储空间的条件有限,电子档案的管理制度不够完善,档案工作人员短缺,等等,这些都限制了档案管理工作的发展与进步。
一些大型企业的档案管理工作对于档案的基本要求就是科学化、规范化,管理的档案一般数量很大,好多企业存有建国前的大量档案,全部用纸质、手工方式存储,查找的难度特别大。为了方便档案的查阅,统一规范档案的格式、建立一套智能的档案管理信息系统非常重要。作为大型的企业集团,为方便档案的整合与利用,拥有一个统一的格式不仅方便档案的整理,更为日后的档案查询提供便利。但是,现状是,许多企业还没有建立统一的规范标准,导致档案的管理方式多样,管理水平参差不齐;再就是硬件设施设备滞后,投入不足,有些单位还停留在手工管理的原始状态,有的单位虽说是用计算机管理,但也只是用计算机打印目录,用EXCEL表格查找文件等,真正实现智能化管理还有想当长的路要走,还有很多的问题需要档案人员不断地努力
二、对优化电子档案的整理与保护工作的几点建议
1、 电子档案的整理工作
电子档案主要有几种方式进行储存,比较基本的就是计算机、光盘、移动硬盘等等。对于电子档案的整理首先是需要建立一个相对完善的制度,对资料的格式、分类、保管年限、电子档案的拷贝等等作出说明,对于一些保密要求较高的更需要了解保密的级别,以确定保管方式与保管期限。
社会在不断发展,对电子档案的管理工作更需要不断改革,对此,相关部门需要正视电子档案管理的重要性,对档案管理工作提供支持,投入必要的人力与物力。资料在日益增加,对于电子档案的整理效率要做出更高的要求。管理类文件可以依托与办公OA系统的数据共享,其它无原始电子数据的档案,就应该采取扫描等方法转化为电子档案,比如会计档案的电子化等等。将来随着企业的不断发展,企业对于电子数据需求更加迫切。例如工作流水需要更加清晰,相关项目负责人、审核人员、具体日期、事项等等。面对越来越多的电子档案,全方位提高电子档案的整理与管理水平显得尤为重要。
2、 电子档案的保护工作
信息技术是一把双刃剑,为我们的生活带来便利的同时,也留下了不少隐患,在对电子档案的保护工作上,除了基础设备问题外,比较突出的就是病毒问题,因此,对电子档案的保护工作更需要着力加强。尤其是对于一些大型企业的重要或者涉密的档案资料,一旦疏于防范就很有可能造成档案的泄露,面临很大的风险,比如被竞争对手搜集并利用等等。这些问题对于企业发展来说都是潜在的风险,所以要强化对病毒的防范工作。当然除了对于病毒的防范之外,还需要注意对设备的管理与储存安全,比如说牢记密码、提供更加好的储存环境条件等等。病毒在不断升级,档案专业人员也需要不断创新提高电子档案管理的安全性。
随着时代的发展,各个方面的信息资源都是越来越多的,为了进一步提高工作效率,对电子档案的管理工作进行优化与改革是必须的。电子档案的管理工作不仅仅是在原有的整理以及保护的层面,还有其他方面的问题,比如说资源的共享、在线传输等等,随着科学技术的不断发展,电子档案的应用也会进一步开发,对于电子档案的整理与保护的基础工作更需要进一步加强。从目前电子档案管理工作基本情况来看,还存在着很多的不足,为了满足更高的工作需求,相关工作人员需要不断提升自身的专业素质,完善电子档案的整理与保护手段,相信在广大工作者的共同努力下,电子档案信息化能够为我们的生活带来更大的便利。
参考文献:
• [1] 王巍.  电子档案的保护[J]. 信息化建设. 2007(09)
• [2] 刘爽,王永华.  传统档案保护与电子档案保护的措施[J]. 黑龙江科技信息. 2007(17)
• [3] 唐葵.  浅议电子档案的保护[J]. 机电兵船档案. 2007(01)

 

 
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