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大数据时代企业档案信息资源的整理研究
李莹

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摘要:随着社会不断发展,企业的档案信息资源的管理有了明显的变化,最突出的就是档案管理的现代化,实践证明,企业档案信息资源的管理工作对于企业的正常运作起着越来越大的作用。但是从目前企业档案信息资源的管理工作现状来看,还存在着各种各样的问题,某种程度上看,这对于企业的发展是一种风险,想要维护企业的正常发展,对于企业档案信息资源的管理工作的重视必不可少。笔者将结合自己的实践经历,浅谈大数据时代企业档案信息资源的管理工作,希望对档案同行起到一定的借鉴作用。
关键词:大数据时代;企业;档案信息资源;整理;管理
一、 企业档案信息资源管理工作的现状以及问题
随着企业日益发展壮大,企业档案信息资源的管理工作面临着越来越大的挑战,为适应时代的变化,满足档案工作发展的要求,对企业档案信息资源的管理工作进行改革势在必行。从目前企业档案信息资源的管理工作现状来看,管理工作中还存在许多问题。首先企业对档案信息资源的管理工作的重视程度不够,没有给予足够的支持,比如说硬件设备的支撑,多数单位以资金困难为由配备不足,好多单位甚至没有配备单独的档案库房,恒温恒湿的设备基本没有,这就增加了档案工作的难度;对专业人员的素质要求偏低,认为档案专业无门槛,任何人都可以从事这个行业,并且兼职现象严重,导致档案人员水平参差不齐,工作被动应付,阻碍了档案工作前进。其次是档案工作的发展速度落后于企业发展的速度,与企业发展不相称。笔者所在的权属单位中,就存在效益特别好、荣誉特别多,但是档案工作非常落后的情况。另外,还有一些管理方面的问题,比如说一些企业的档案管理工作不规范,没有配套的制度,甚至是档案的归档范围模糊、保管期限表不清晰、借阅审批程序不严谨等等。这些都限制了企业档案信息资源管理工作的发展。相对于日益庞大的数据,硬件设备与软件管理工作跟不上,严重制约了档案工作的发展与提升。总之,企业档案信息资源的管理工作还有很大的改进空间。
二、 企业档案信息资源的管理工作的优化措施
1.建立一套完整的档案信息资源管理制度,规范管理流程
近年来,随着信息技术的普及,企业档案信息资源的利用率越来越高,在企业发展中起到越来越重要的作用,同时也面临着更大的数据整理与管理工作,不仅仅是数据量的增加,而且数据的类型也出现了多样化。随着企业规模的扩大,一般的大型企业都需要不断地扩增数据库,于是庞大的数据量为企业档案信息资源的整理与管理带来了新的挑战。
从目前企业的档案管理工作现状来看,档案数据的整理需要耗费非常多的时间,而且信息的提取更需要时间,导致了对企业档案信息资源的利用率非常低,查询利用操作难度大、准确率低。因此,建立一套完整的档案信息资源管理制度非常必要。企业要以《档案法》为基础依据,再根据企业具体实际制定相关的制度。例如完善数据整理的配套制度,靠制度为档案工作保驾护航,严格执行档案借阅审批手续,定期进行档案的安全性检测,有条件的单位实行异质异地备份,确保档案数据长期安全可靠。在具体实施的过程中,档案人员不能只求守好摊子,要不断完善工作方式、方法,根据工作变化与时俱进。在企业需要的时候,高效精准地提供数据支持,为企业发展奠定坚实地基础,发挥档案信息资源的独特作用。
2.加大对档案信息资源整理研究的支持,提高档案人员的素质
以上提到企业的档案信息资源数据日益庞大的现状,企业对于档案资源工作效率有更加大的要求,因此,如尽可能地增加和更新档案设施设备,建设专用服务器,搭建立企业自己的数据平台,企业为档案工作提供支撑,是开展档案信息资源研究的强有力保证,也是维护企业形象的重要举措。再就是提高档案人员的专业素质。随着档案工作的发展,档案工作的专业要求不断提高,传统的操作技能已经不适应时代的发展,为此,企业需要培养一支专业队伍,统一进行培训与考核,施行优胜劣汰机制,确保具有专业技能、负有责任心的人员充实到档案队伍中来。档案人员要持续加大学习力度,努力提升自身的专业素养,为企业档案工作尽职尽责。
大数据时代背景下,企业档案信息资源的管理工作受到了信息技术的强烈冲击,产生了根本性的变革,为了适应更加多样化、更加繁杂的工作需求,对企业档案信息资源的管理工作进行改革与优化十分必要。目前,多数企业正在逐步将原有的纸质档案转化为电子档案,使用智能的档案信息管理系统,打破原有的以纸质档案为管理对象的老方法,将档案的整理、归档、查询、利用、统计等工作在电脑上进行,对档案资源的管理进行创新,提高工作效率,发挥档案的价值。但是从长远来看,时代发展迅速,企业的发展需要更多的后盾,为满足日新月异的变化,档案人员需要走的路还非常远,相信在广大专业工作者的努力下,企业档案信息资源的管理会被进一步推进,为企业的强大贡献力量。
参考文献:
• [1] 兰祝刚,惠英,李刚.  大数据时代下的档案工作[J]. 中国档案. 2013(09)
• [2] 王平.  “大数据”时代,国企准备好了吗?[J]. 国企. 2013(02)
• [3] 李国杰,程学旗.  大数据研究:未来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考[J]. 中国科学院院刊. 2012(06)

 
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