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善用计算机信息技术提升人事局工作效率

善用计算机信息技术提升人事局工作效率
吴庚燃

摘要:我国是一个人口大国,而人事局管理着每个人的档案,人事局一般设有政策法规处、综合计划处、公务员管理处、干部任免处、专业技术人员任免处、引进国外智力办公室、专家与博士后工作处、人才市场管理办公室、流动调配处、工资福利与退休处、教育培训处、在中专毕业生就业处、军官转业安置办公室、人事争议仲栽处、人事处等部门。由于部门众多,管理事情也众多,本文就对善用计算机信息技术提升人事局工作效率做出解析。
关键词:计算机信息技术;工作效率
1、计算机信息技术的特点
随着网络跟科技的发展,计算机的用途也越来越大。计算信息技术除了有强大的记忆功能之外,而且通过网络,让在不同的地方的人可以及时的进行交流。因为计算机信息技术有强大的信息记录功能,所以能储存很多的资料,又因为计算机信息技术通过网络,可以与不在同个地方的人达到资料的共享。相信在计算机信息技术的支持下,不同地方的人事局都能共享资料,及时更改资料信息。
2、利用计算机信息技术相比传统工作的优点
2.1资料保存的更好
人事局传统的资料保存都是以纸质为主的,所以有些资料都跟档案因为保存的时间过久,因为纸质的退化导致信息的缺失,致使丢失资料的人在需要自己资料的时候,因为资料的缺失而导致人事局的工作人员要到处去补齐资料,这不仅耽误了当事人的办事时间,也让人事局的工作人员整天去补齐原本就有的资料,减低了人事局办事效率。同时因为纸质的保存要求很高,所以在很多地方都不适用,尤其是近海的地方,由于所在地区的湿度较高,纸质资料容易发霉。利用计算机信息技术就可以解决这个问题。由于计算机是采用存储进行保存资料,一条小小的储存条就能记录比它体积大千倍的纸质所记录的资料,同时也计算机信息技术还可以把资料传上云端,所以不管时间过多久,到了需要资料的时候,就可以直接下载下来,不仅解决纸质保存资料找资料难的问题,还解决了资料永久保存的问题。
2.2异地能对资料进行改动、调用
对于一些离开家乡,在家乡之外拼搏、求学的人,当要用到自己放在人事局的资料的时候,因为家乡离得比较远,所以要赶回家乡的人事局提取资料,不仅来回跑浪费时间经历。还往往导致耽误了自己的办事时间。如果人事局采用计算机信息技术的话,就能让不在家乡的人在千里之外的地方,只要找到当地的人事局,就能拿到自己所需要的资料。不仅如此,通过计算信息技术,能人及时修改自己的档案资料,不会因为自己的档案资料没有得到及时的更新而耽误自己的办事。
2.3可以提供自助服务,减轻工作人员的压力
很多人去人事局的时候都有一个共同的感受,就是办事的人特别多,但是工作人员又很少,所以每次都要等很久,这不仅浪费办事人的时间,还使办事人对人事局的工作人员产生不满,认为是工作人员办事不利索。当人事局采用计算机信息技术的时候,可以在门口设置计算机,让办事的人可以通过计算机来查看自己所需要的资料。这样即缩短了办事者的等待时间,也减轻了人事局工作人员的工作压力,提高他们的办事效率。
2.4能建立信息交流平台
人事部通过计算机信息技术,就能同其他行政部门建立信息共享机制,确保民众信息的及时更新,也让行政部门同行政部门之间的配合更加协调,同时民众也可以通过计算机信息技术这个平台,对人事局的工作做出点评,促进人事局工作人员的工作效率。
3、人事局使用计算机信息技术所要注意的地方
人事局采用电子信息技术的时候,民众可以上人事局的网站阅览自己的资料。由于访问的人数过多,所以人事局的工作人员要注意好网站的维护工作。同时由于网站内存放着很多资料,维护好网站的目的也是保护网站的资料不会泄露出去,从而被不法分子利用。在维护网站的同时,要注意网站信息的更新,避免因为信息没有及时更新而导致民众的档案及资料出现错乱。
4、如何保障人事局采用计算机信息技术的使用
再好的工具也需要会使用它的人才能发挥最大的作用,所以人事局采用计算机信息技术的时候,就要确保它能起到提升人事局办事效率的作用。保障人事局采用计算机信息技术的使用主要有以下三个方面:1、确保硬件的工作状态。即要保证人事局所用的计算机都是没有故障的,能够正常的工作。另外由于科学技术的进步,计算的配置也要随着提高,不然就可能导致计算机带动不利软件的使用。2、满足计算对网络的要求。不管是异地查找资料,还是不同行政部门共享资料,都离不开网络,没有网络的计算机及如同一本笔记本,所以要保障人事局采用计算机信息技术的使用,就要保障能够满足计算机信息技术运用的网络。3、要有专业的工作人员维护民众的档案安全。这个专业工作人员就如果警察一样,保护这民众的档案安全,防止被不法人员利用。
5、总结
随之科学技术的进步,很多传统的管理方式已经逐渐不适合在当下社会使用。人事局采用计算机信息技术提升不仅符合当民众的需求,而且善用计算机信息技术提升还能提升人事局的工作效率。
参考文献:
[1]李文蕙,刘嵩,谢日星. 基于B/S的人事局档案管理系统设计与实现[J]. 兰台世界,2015,32:41-43.
[2]何艳梅,郭家瑜. 信息化背景下的人力资源管理创新[J]. 中国集体经济,2016,04:106-107.
[3]张振,钟利. 人事档案信息化建设探析[J]. 同行,2016,09:170.

 

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